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Tata Steel steigert Effizienzprozesse mit Power Platform

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Über Tata Steel

Tata Steel in IJmuiden ist ein Stahlhersteller, der jährlich sieben Millionen Tonnen Stahl produziert und verarbeitet. In IJmuiden arbeiten etwa 9.000 Mitarbeiter. Das Firmengelände erstreckt sich auf eine Fläche von 750 ha und umfasst diverse Fabriken für unterschiedliche Stahlverarbeitungsprozesse. Seine Größe macht es sowohl produktionstechnisch als auch von der internen Kommunikation und Koordination her zu einem sehr komplexen Unternehmen.

Herausforderung: Arbeitserleichterung für Mitarbeiter

Bei Tata Steel geht es beim digitalen Wandel nicht um die Apps als solches, sondern um die Produktions- und Büroangestellten, die diese Anwendungen nutzen. Zur Gestaltung des digitalen Wandels entwickelte Tata Steel eine Roadmap, in der eine Reihe von Schwerpunktthemen identifiziert und priorisiert wurden. Das Hauptziel ist vor allem die Schaffung eines Mehrwerts. Advanced Analytics bildeten den Ausgangspunkt für den digitalen Wandel. Die Schwerpunkte in der Roadmap sind Digital in Maintenance, zertifizierte Dashboards, Self-Service-BI und eine Komplexitätsreduzierung.

Mitarbeiter sehen sich einer zunehmenden Arbeitsbelastung ausgesetzt. Ein Teil dieser Arbeitsbelastung wird durch administrative Prozesse verursacht. Tata Steel erkannte die Möglichkeit, seinen Mitarbeitern durch die Entwicklung von Hilfsmitteln die Arbeit ein wenig zu erleichtern. Dazu nutzt das Unternehmen viele praktische Apps wie  Überwachungssysteme, Konferenz-Apps, Apps für Reiseanträge und Stundenerfassung. Seit 2016 wurden rund 1.000 verschiedene Hilfsmittel und Apps mit Hilfe von Microsofts Power Platform entwickelt.

Ansatz: 80.000 Genehmigungen zur Arbeitsdurchführung in einer App

Eine der neuesten Apps auf dieser codearmen Plattform bezieht sich auf das Anfragen von Genehmigungen zur Durchführung von Arbeiten. Für sämtliche Arbeiten auf dem Gelände von Tata Steel benötigen Auftragnehmer eine entsprechende Genehmigung. Insgesamt werden jährlich etwa 80.000 Genehmigungen erteilt. Mit einer Erlaubnis zur Durchführung von Arbeiten ist der Auftragnehmer berechtigt, die vereinbarten Arbeiten auszuführen. Diese Genehmigung enthält eine Beschreibung der auszuführenden Arbeiten und legt die Maßnahmen fest, die zur sicheren Durchführung der Arbeiten erforderlich sind. Außerdem müssen diese gespeichert werden und jederzeit abrufbar sein. Das Verfahren lief teilweise digitalisiert und teilweise auf Papier und war sehr zeitaufwendig. Mit Hilfe der Power Platform konnten Teilprozesse digitalisiert und optimiert werden, was für den Endanwender eine erhebliche Zeitersparnis bedeutete.

In die Gestaltung der App wurde benutzerfreundliche Oberfläche per ‚Drag and Drop‘ integriert und eine Reihe von Funktionen wurden mit JavaScript umgesetzt. Das Power-Portal ermöglicht die Interaktion mit externen Auftragnehmern, sodass diese zur Erteilung der Genehmigung zur Durchführung von Arbeiten beitragen können. Das Portal und die App nutzen dieselbe Datenbank.

Wenn ein Mitarbeiter eine Genehmigung registrieren möchte, klickt er in der App auf die Schaltfläche „Genehmigung generieren“. Anschließend wird ein Dokument erzeugt und der Antragsteller erhält eine E-Mail. Die App umfasst drei Registerkarten: Die erste Registerkarte enthält eine Beschreibung der auszuführenden Arbeiten, den Ort der Arbeiten und die damit verbundenen Formulare. Auf der zweiten Registerkarte kann angegeben werden, wer die Genehmigung zur Durchführung von Arbeiten bewilligen darf und welche Funktion er oder sie innehat. Hier wird auch der Ansprechpartner des Auftragnehmers eingetragen. Die dritte Registerkarte enthält eine Risikoanalyse, sowohl der arbeitsbezogenen (Gesundheit und Sicherheit) als auch der umweltbezogenen Bedingungen und der ergriffenen Maßnahmen.

Ergebnis: Benutzerfreundliche App innerhalb von drei Monaten

Die App wurde innerhalb von etwa drei Monaten mit 2,5 FTE erstellt. Laut Aussage des Auftraggebers passt die App perfekt zu ihren Wünschen und die Power Platform ist bestens für zukünftige Entwicklungen gewappnet. Durch ein Hinzufügen digitaler Signaturen können noch weitere Verbesserungen vorgenommen werden. Tata Steel hätte eine ähnliche Lösung erwerben können, kam aber zu dem Schluss, dass eine gebrauchsfertige Anwendung nicht immer wirtschaftlich ist, nicht einfach zu integrieren ist und nicht immer zu den Prozessen innerhalb des Unternehmens passt.

Was sagt der Arbeitgeber?

Menno van der Winden (General Manager Advanced Analytics Tata Steel Europe): „Wir waren in der Lage, die App kurzfristig und schnell zu erstellen, was die Akzeptanz bei unseren Benutzern fördert. Wir haben uns für Power Apps und Power Platform entschieden, weil diese Plattform es uns ermöglichte, schnell eine professionelle Anwendung zu erstellen, die wir nun kontinuierlich verbessern können.“

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Challenge
Für sämtliche Arbeiten auf dem Gelände von Tata Steel benötigen Auftragnehmer eine Genehmigung zur Durchführung von Arbeiten. Insgesamt werden jährlich etwa 80.000 Genehmigungen erteilt. Sämtliche Genehmigungen müssen gespeichert werden und jederzeit abrufbar sein.
Lösungsansatz
Die Wahl fiel auf die Power Platform, die Teile des Prozesses digitalisiert und optimiert. In die Gestaltung der App wurde benutzerfreundliche Oberfläche per 'Drag and Drop' integriert und eine Reihe von Funktionen wurden mit JavaScript umgesetzt.
Resultat
Die App wurde innerhalb von etwa drei Monaten mit 2,5 FTE erstellt. Laut Aussage des Auftraggebers passt die App perfekt zu ihren Wünschen und die Power Platform ist bestens für zukünftige Entwicklungen gewappnet.
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