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Die Royal BAM Group plant Bürokapazität mit der Desk Planner App

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Über die Royal BAM Group 

Die Royal BAM Group ist ein führender europäischer Baukonzern mit Niederlassungen in den Niederlanden, Belgien, Deutschland, dem Vereinigten Königreich und Irland. Darüber hinaus widmet sich BAM International von den Niederlanden aus internationalen Bauprojekten in Afrika, Australien, Asien, Nahost/den Golfstaaten und Amerika. Das Unternehmen beschäftigt ca. 20.000 Mitarbeiter und erzielt einen Jahresumsatz von rund 7 Milliarden Euro. Bis vor kurzem operierten die verschiedenen Ländergesellschaften unabhängig voneinander. Inzwischen befindet sich BAM jedoch mitten in einem strategischen Wandlungsprozess gemäß dem Leitbild „One BAM“.  

Die Herausforderung: Kapazitätenplanung der Niederlassungen  

Im März 2020 brach die Corona-Krise aus und die BAM-Mitarbeiter mussten von heute auf morgen von zu Hause arbeiten. Das Unternehmen reagierte schnell und der Geschäftsbetrieb konnteweiterlaufen. So hatte der Baukonzern Zeit und Gelegenheit, um darüber nachzudenken, wie die „neue Normalität“ für das Unternehmen aussehen sollte, wenn wieder mehr Mitarbeiter vom Büro aus arbeiten können. 

Dabei erwies es sich als besondere Herausforderung, dass die Royal BAM Group in verschiedenen Ländern und Regionen tätig ist, deren Rechts- und Verwaltungsvorschriften stark voneinander abweichen. 

Die Lösung: eine gut funktionierende App in drei Tagen  

Zur Koordinierung der verfügbaren Arbeitsplätze realisierte Macaw bei der Royal BAM Group die selbst erstellte Desk Planner App, die Macaw auf der Microsoft Power Platform entwickelte hatte.  

Macaw begann mit der Realisierung und lancierte die App zunächst in Belgien. Dort wurde innerhalb von drei Tagen eine gut funktionierende Lösung realisiert. Nach diesem erfolgreichen Pilotversuch wurde die App auch in weiteren Ländern lanciert. Den Anfang machten die Niederlande, wo drei verschiedene Apps für drei verschiedenen Regionen entwickelt wurden. Weitere Länder folgen in Kürze.  

Macaw führte dabei die BAM starter packs ein, die es BAM ermöglichen, die App effizient und selbständig in neuen Regionen zu lancieren. Dazu bezog Macaw BAM von Anfang bei der Realisierung der App mit ein. Und sollten sich nationale Vorschriften wie zum Beispiel die Abstandsregeln ändern, dann kann BAM das einfach selbst in der App anpassen. 

Inzwischen ist die Desk Planner App für die Royal BAM Group der „One-Stop-Shop“ für alles, was mit der Reservierung von Arbeitsplätzen oder auch Sitzungsräumen zu tun hat. 

 „Die Desk Planner App passte perfekt zu unserem Leitbild „One BAM“. Und da Macaw dem „Selbermachen“ viel Bedeutung beimisst, lernten wir schnell, mit der Desk Planner App umzugehen,“ so Shaun Maistry, IT-Projektmanager bei der Royal BAM Goup.  

Das Ergebnis: Eine gut funktionierende App, die großen Anklang findet 

Die Reaktionen der BAM-Mitarbeiter sind durchweg positiv: Die App ist sehr einfach zu nutzen. So wissen die Mitarbeiter, ob Platz ist, bevor sie sich auf den Weg ins Büro machen. BAM hat somit die volle Kontrolle über die verfügbare Bürokapazität und vermeidet unnötige Fahrten. 

Die Desk Planner App kann auch den Parkplatz- und Cateringbedarf auf die Anzahl der im Büro arbeitenden Personen abstimmen. Zudem berücksichtigt die App die nationalen und regionalen Richtlinien zum Beispiel zu Social Distancing. Für das Empfangspersonal gibt es ein Power BI-Front-end, womit ersichtlich ist, ob noch Arbeitsplätze verfügbar sind. 

Zum jetzigen Zeitpunkt überprüft BAM wöchentlich die Bürokapazität für die Mitarbeiter. Dadurch sammelt die App auch viele nützliche Daten. Sollte sich beispielsweise jemand überraschend mit Corona infiziert haben, dann lässt sich feststellen, wer in der Nähe des Infizierten saß. Die Royal BAM Group hält sich mit der Desk Planner App strikt an die DSGVO. 

Wie erlebte BAM das Projekt? 

Shaun Maistry (IT-Projektmanager bei der Royal BAM Group): „Die Entwicklungszeit, die wir gemeinsam mit Macaw realisiert haben, ist beeindruckend: Innerhalb von drei Tagen hatten wir in Belgien eine funktionierende Desk Planner App! Diese Lösung passte perfekt zu unserem Leitbild „One BAM“. Und da Macaw dem „Selbermachen“ viel Bedeutung beimisst, lernten wir schnell mit der Desk Planner App umzugehen. Das hat unser Selbstvertrauen so gestärkt, dass wir die Verwaltung und Pflege der App mittlerweile selbst übernehmen können. 

Mehr erfahren über die Desk Planner App? 

Möchten Sie wissen, wie die Desk Planner App Ihre Organisation bei der Gestaltung von hybriden Formen der Zusammenarbeit (Home Office und Büro) unterstützen kann? Hier erfahren Sie mehr! 

Challenge
Die Royal BAM Group suchte nach einem Weg, das „neue Zusammenarbeiten“ sicher zu gestalten. Eine weitere Herausforderung war die Tatsache, dass BAM in mehreren Ländern tätig ist, in denen die Rechts- und Verwaltungsvorschriften stark voneinander abweichen.
Lösungsansatz
Nach einem erfolgreichen Pilotversuch in Belgien lancierte die Royal BAM Group die Desk Planner App in weiteren Ländern. Dabei führte Macaw die BAM starter packs ein. So kann BAM die App eigenhändig anpassen und in neuen Regionen lancieren.
Resultat
Mitarbeiter wissen jetzt, ob Platz ist, bevor sie sich auf den Weg ins Büro machen. Die Desk Planner App kann auch den Parkplatz- und Cateringbedarf auf die Anzahl der im Büro arbeitenden Personen abstimmen, wobei immer die nationalen und regionalen Richtlinien berücksichtigt werden.
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