Das Coronavirus sorgt derzeit dafür, dass wir mehr denn je von zuhause aus arbeiten. Mit Microsoft Teams können Sie im Home Office genauso effektiv mit Ihren Kollegen zusammenarbeiten wie im Büro. Zudem ist Sicherheit gewährleistet. Meetings, chatten, zusammen an Dokumenten arbeiten und Telefonate führen: all das leistet der Microsoft-Allrounder.
Digitales Büro
Der größte Unterschied zwischen Home Office und Büro ist, dass man nicht mehr von seinen Kollegen umringt ist. Ansonsten bleiben die Aufgaben so ziemlich die gleichen – und glücklicherweise ist es möglich, diese mit Microsoft Teams in Ihren eigenen 4 Wänden zu erledigen. Denn Teams ist mehr als ein einfaches Chat-Tool. Es ist vielmehr eine Plattform für jegliche Art der digitalen Kommunikation und Zusammenarbeit. Sie können gemeinsam und gleichzeitig mit Ihren Kollegen Dokumente ausarbeiten, dabei telefonieren, chatten oder auch Live Übertragungen organisieren. Wir erklären Ihnen die verschiedenen Möglichkeiten anhand einiger Szenarien.
Immer sicher an Dokumenten zusammenarbeiten
Ein großer Bestandteil Ihrer täglichen Tätigkeiten besteht aus dem Bearbeiten von Dokumenten. Hierbei kann es sich um einen Text in Word, eine Präsentation in PowerPoint oder eine finanzielle Übersicht in Excel handeln. Speichern Sie diese Dokumente immer zentral in Teams, bevor Sie anfangen, das Dokument zu bearbeiten. Auf diese Weise steht das Dokument sicher in der Cloud. Dies erleichtert das Zusammenarbeiten unheimlich, da alle gemeinsam live im gleichen Dokument arbeiten und jede Anpassung automatisch gespeichert wird. Durch die gemeinsame Arbeit an Dokumenten in Teams kann der Verbreitung von Daten vorgebeugt und der Schutz sensibler Geschäftsinformationen garantiert werden. Während physische Kopien von Daten und Informationen das Unternehmen leicht verlassen können, bleiben digitale Bestände intern und sicher.
Chats, Telefonate und Meetings mit einem oder mehreren Kollegen
Zuhause können Sie nicht einfach so zu Ihren Kollegen laufen, um sich schnell auszutauschen bzw. zu beraten. Auch erscheint es zu umständlich, für eine kurze Frage eine E-Mail aufzusetzen. Sie sind dementsprechend auf der Suche nach einer praktischen Lösung, um zu kommunizieren. Aus Gewohnheit würden Sie nun vielleicht WhatsApp benutzen, aber erstens ist es nicht so sicher wie es sich ein Unternehmen wünschen würde und zweitens ist diese App nicht mit Ihren anderen Tools verbunden. Teams verfügt über eine Chatfunktion, die bestens für solche Situationen geeignet ist: Sie arbeiten in einer geschützten Umgebung, in der alles automatisch gespeichert wird. Zudem können Sie, so wie auch bei WhatsApp, Gruppenchats oder Telefonkonferenz erstellen – für beispielsweise Ihre Projektgruppe oder Abteilung. Schnell, einfach und sicher.
Des Weiteren bietet Teams genügend Möglichkeiten, um auch im größeren Umfang oder gerade persönlicher zu kommunizieren. Denken Sie hierbei an Vier-Augen-Gespräche per Telefon oder Video mit Meet Now oder an Konferenzen mit dem gesamten Team. Das Tool hilft Ihnen beim Planen von (digitalen) Meetings – dank des integrierten Terminplaners. Kollegen können durch das Anklicken eines Buttons teilnehmen. Möchten Sie eine Präsentation während des Meetings geben? Teilen Sie dann mühelos Ihren eigenen Bildschirm oder eine noch besser bestimmte App, wie beispielsweise die PowerPoint Präsentation. So vermeiden Sie, dass sensible Daten aus Versehen im Meeting gezeigt werden. So können Sie, während Sie Ihren Bildschirm teilen, auch trotzdem noch Notizen öffnen oder Ihre E-Mails aufrufen, ohne dass die anderen Teilnehmer dies sehen.
Live Events für Kollegen und Kunden
Mittlerweile wurden alle großen Veranstaltungen wie Messen oder auch geschäftliche Reisen untersagt. Wie können Sie nun als Vorgesetzter Ihr Personal persönlich über alles Relevante informieren, ohne dass Sie alle im selben Raum sitzen müssen – beispielsweise über neue Maßnahmen gegen das Coronavirus? Auch hierfür bietet Teams eine Lösung: Liveübertragung, bei denen Sie zu Ihren Mitarbeitern oder Kollegen sprechen können. Es entsteht eine Webinar-Atmosphäre, weil Mitarbeiter einschalte können und so Ihren Informationen auf eine persönliche Art und Weise folgen. Selbstverständlich können Sie diese Funktion auch für die externe Kommunikation nutzen und viele Kunden in einer informativen Session erreichen.
Sie wollen mehr erfahren?
Vom einen auf den anderen Tag eine neue Art des digitalen Arbeitens zu etablieren, kann einige Herausforderungen mit sich bringen. Möchten Sie noch mehr Tipps & Tricks erhalten, wie Sie so effizient wie möglich von zuhause aus arbeiten können? Nehmen Sie Kontakt mit unseren Experten auf, die Sie gerne beraten und dabei Ihre ganz persönliche Situation berücksichtigen.
Unser Teams Experte
Kay Puffer
Kay weiß genau, wie man die Herausforderungen verschiedener Unternehmen mit den neuesten Möglichkeiten der Technik lösen kann – speziell durch den Einsatz von Microsoft Teams, Office 365 und der Power Platform.
Telefonnummer: 0172 264 8754
E-Mail: kay.puffer@macaw.net
